مقدمة في علم المحاسبة-الجزء الرابع

يمكن تعريف النظام المحاسبي: بأنه مجموعة الوثائق والسجلات والتقارير والتعليمات المستخدمة لإتمام الدورة المحاسبية أو لتحقيق هدف المحاسبة.

و تظهر العلاقة بين هذه العناصر في الشكل التالي:

وثائق > سجلات > تقارير .

فالوثائق : هي المستندات الأصلية من فواتير إيصالات قبض أو صرف، أو ما شابه ذلك، أو مستندات فرعية تنتج عن المستند الأصلي إن وجد، أو عن مضمونه إن لم يوجد، أو ترجمة لإجراء يمليه الالتزام بمعايير المحاسبة.

النوع الآخر من الوثائق هو ما يعرف بمستند القيد vouchers .

ومن أمثلة مستندات القيد في المحاسبة، سند القبض، سند الصرف، سند قيد اليومية..

ما يجب أن يحتوي عليه مستند القيد :

1. موضوع المستند أو موضوع الإجراء ( شراء، بيع ، إيجار..).

2. تاريخ الإجراء.

3. المبلغ المدفوع أو الملتزم بدفعه.

4. أن يفهم من المستند الطرف المستفيد من المنعة، والطرف المستفيد من العوض، ويعتبر المستند أساساً للقيد، أو أولى حلقات الدورة المحاسبية سواء كان النظام المستخدم آلي أو يدوي .

تنقسم السجلات إلى قسمين :

سجل اليومية journal

سجل الأستاذ ledger

سجل اليومية العامة: General Journal سجل تقيد به المعلومات المالية أولا بأول حسب تسلسل تاريخ حدوثها.

سجل الأستاذ العام : فهو سجل يحتوي على الحسابات التي تمسكها المنشأة بحيث يخصص لكل حساب Account حيز محدد يظهر هذا الحيز حركة المبالغ التي أثرت على ذلك الحساب، كما يظهر وضع الحساب أو ما يعرف فنياً برصيد الحساب.

التقارير المالية Financial Reports:

وتمثل الحلقة الأخيرة في سلسلة النظام المحاسبي أو الدورة المحاسبية.

والتقارير المالية هي الوسيلة التي يتم بها توصيل المعلومات المالية بعد معالجتها بشكل مناسب إلى المستفيد من هذه المعلومات.

أقسام التقارير المالية من حيث الشكل:

1. تقارير خاصة .

2. تقارير عامة.

التقارير الخاصة : هي ما تطلب لتحقيق غرض معين يخدم فئة معينة.

تقارير عامة: وهو ما يعرف بالتقارير المالية.

Financial Statements التي تعد آخر كل سنة مالية بشكل يتفق مع معايير المحاسبة المقبولة وتنشر بالوسائل المناسبة ليطلع عليها أصحاب العلاقة .

وهذه التقارير هي : 

1. قائمة المركز المالي Statement Of Financial Position.

2. قائمة الدخل Income Statement: وهي القائمة التي تظهر نتيجة أعمال المنشاة خلال فترة معينة.

ومن الجدير بالذكر أن هاتين القائمتين هم المنصوص عليهما في نظام الشركات بالمملكة، وإن كان هناك قوائم أخرى وهي غير ملزمة في الوقت الحاضر في المملكة وهي:

• قائمة التدفقات المالية. Statement Of Cash Flows 

• قائمة التغيير في المركز المالي.

Statement Of Change in Financial Position. 

• قائمة الأرباح المبقاة.

Statement Of Retained Earnings. 

• قائمة التغيير في حقوق الملاك.

Statement Of Change in Owner's Equity. 

وتجب ملاحظة إن إعداد هذه القوائم أو بعضها يزيد من درجة الإفصاح.

أنواع الحسابات :

1. الاصول.

2. الخصوم.

3. حقوق الملاك.

4. الإيردات.

5. المصروفات.

الأصول: تمثل ما تحت يد المنشأة أو مالها من أشياء أو منافع ذات قيمة سواء كانت هذه الأشياء أو المنافع ملموسة أو غير ملموسة.

الخصوم: تمثل ما على المنشاة للغير من التزامات.

أو بعبارة أخرى: ما على المنشاة من ديون في أي شكل ظهرت سواء كانت هذه الديون قصيرة أو متوسطة أو طويلة الأجل ، وسواء كانت برهن أو بغيره، ويدخل ضمن الخصوم ما قدمه الغير للمنشاة في شكل تأمين أو مقدماً لشراء بضاعة أو خدمات من المنشاة قبل أن تقدم له البضاعة أو الخدمة.

حقوق الملاك: ما يملكه صاحب أو أصحاب المنشاة من أموال استثمرت في المنشأة، سواء كان مصدر الاستثمار ما قدمه المالك أو الملاك من مال ليستثمر في المنشاة، وهو ما يعبر عنه برأس المال أو ما تحقق للمنشاة من أرباح بقيت تستثمر في المنشأة ولم يسحبها المالك أو الملاك أولم توزع عليهم، ويدخل ضمنها أيضاً الحساب الجاري للمالك، والمقصود به الحساب الذي ينظم العلاقة اليومية بين المنشأة وصاحبها.

الإيرادات: هي ما حققته المنشاة من بيع سلعها أو خدماتها (حسب نوع المنشاة) سواء سدد ذلك أم لا.

المصروفات : وهي ما أنفقته المنشاة أو التزمت به من نفقات في سبيل العمل للحصول على الإيراد.

مع ملاحظة أن كل نوع من هذه الأنواع ينضوي تحته عدد من الحسابات يكثر أو يقل حسب نوع المنشاة وحجمها.

طريقة القيد المزدوج.

يتم القيد في دفتر أو سجل اليومية وفق أسلوب معين يسمى: طريقة القيد المزدوج.

و هذه الطريقة تقتضي أن يقيد المبلغ في طرفين كل منها يحتوي على حساب أو أكثر, و يكون أحدهما مديناً و الآخر دائناً.